業務自動化の始め方：まず自動化すべき「3つの作業」

「自動化」と聞いて身構えていませんか

業務自動化と聞くと、システム開発や高額なITツール導入をイメージして「うちの規模ではまだ早い」と感じる経営者は多いはずです。実際にはその逆で、規模が小さく人手が限られている会社ほど、自動化の効果は大きく出ます。

ただし、いきなり「基幹システムを刷新する」「AIで業務全体を効率化する」といった大きな話に手を出すと、たいてい途中で止まります。大事なのは、最初にどこから手をつけるかです。

私たちオージャストは、自社の展示会施工事業やメディア運営の中で、実際にいくつもの定型作業をAIやスプレッドシートで自動化してきました。その経験から言えるのは、最初に自動化すべき作業はほぼ決まっているということです。それが「転記」「集計」「通知」の3つです。

なぜこの3つなのか

この3つに共通するのは、判断が要らないという点です。

• 転記：Aのデータをそのままの意味でBに移すだけ
• 集計：決まったルールで数字を足し引き・並び替えするだけ
• 通知：条件に当てはまったら、決まった相手に決まった内容を知らせるだけ

判断が要らない作業は、人がやっても機械がやっても結果は同じです。それなのに、人がやると「疲れる」「忘れる」「間違える」「他の仕事を止めてまでやる羽目になる」という副作用が出ます。逆に言えば、この3つを自動化するだけで、ミスと残業時間の多くは減らせます。

弊社では以前、LINEで届く問い合わせを一つずつ手作業でDiscordのチャンネルに転記し、担当を割り振っていました。件数が増えるとこの「転記＋割り振り」が地味にボトルネックになり、返信が遅れる原因になっていました。今は問い合わせが自動でDiscordに集約され、スタッフが見つけた人からその場で手を挙げて担当し、そのまま返信する仕組みに変えています。人が判断しているのは「誰が対応するか」だけで、転記そのものはもう人の手を離れています。

具体① 転記：まず「二度打ち」をやめる

一番わかりやすい無駄は、同じ情報を手で二度入力していることです。

• 見積書の内容を、あとで請求書ソフトに手入力し直している
• 紙やLINEで受けた注文を、Excelの管理表に転記している
• 紹介いただいた名刺情報を、顧客リストに手打ちしている

この手の作業は、実は多くの場合スプレッドシート（Googleスプレッドシート）だけでかなり解消できます。フォームで受けた情報がそのままスプレッドシートに1行として入る仕組みを作れば、「受けた情報を写す」作業自体がなくなります。

ポイントは、いきなり完璧なシステムを目指さないことです。まずは「入口をフォームに統一する」「その結果を1つのスプレッドシートに集める」——ここまでできれば、転記の8割は消えます。

具体② 集計：毎週・毎月の「あの表」を自動で作る

もう一つ、地味に時間を食っているのが定期的な集計作業です。

• 週次の売上・案件数をExcelで手集計している
• 月末に問い合わせ件数や対応状況を数えて資料にまとめている
• 複数店舗・複数担当者の実績を、あとで一つの表にまとめ直している

これも、元データが1か所（スプレッドシート）に集まっていれば、関数や簡単な自動集計の仕組みで「毎週月曜の朝には最新の表ができている」状態を作れます。

弊社のケースで言うと、専用の高額な解析ツールを使わずに、自社サイトのアクセス状況を軽量な仕組みで自前集計しています。大がかりなツールを入れなくても、「何を、どの頻度で、誰が見るか」さえ決めてしまえば、集計の自動化は思っているよりハードルが低いというのが実感です。

大事なのは「その集計、本当に毎回人がやる必要がありますか？」と一度立ち止まって聞いてみることです。

具体③ 通知：「言った言わない」と「対応漏れ」をなくす

3つ目は通知です。中小企業でよくある困りごとは、実はこれが原因であることが多いです。

• 在庫が少なくなったのに気づくのが遅れる
• 問い合わせへの返信が誰かの受信箱に埋もれて放置される
• 締切が近い案件を誰も把握していない

これらは「条件」と「知らせ先」さえ決めれば、ほぼ自動化できる領域です。「在庫が10個を切ったらLINEに通知」「フォーム送信があったらDiscordに即時投稿」といった仕組みは、専門的なプログラミングがなくても組めることが多くあります。

弊社でも、SNS投稿は1年分をAIでまとめて作成し、毎日決まった時間に自動投稿する仕組みに変えています。人がやっているのは「年に数回、内容を見直す」ことだけです。通知や投稿のような「時間が来たらやること」は、自動化との相性が非常に良い領域です。

自社でやる場合と、外注する場合の勘所

自社で取り組む場合は、まず紙とExcel・LINEでバラバラに存在している情報を、1つのスプレッドシートに集めるところから始めてください。ツールを増やすより先に、情報の置き場所を一本化することが9割です。

一方で、「フォームとスプレッドシートを連携させる」「条件通知の設定をする」といった作業は、慣れていないと地味に時間がかかります。ここで外注を検討する場合の勘所は次の3つです。

私たちが日々のクレーム対応や問い合わせ管理、SNS投稿の仕組みを自社開発してきたのも、まさに「自分たちが使うから、大掛かりにせず現実的な形に落とし込む」という発想があったからです。

まとめ：完璧を目指さず、まず1つ減らす

業務自動化は、全部を一気に変える必要はありません。「転記」「集計」「通知」の中から、いま一番あなたの時間を奪っているものを1つ選び、そこだけをスプレッドシート起点で見直してみてください。それだけで、体感として毎週数時間単位の余白が生まれることは珍しくありません。

とはいえ、「何から手をつければいいか整理する時間すらない」という声もよく聞きます。そんなときは、こうした転記・集計・通知の見直しをまるごと相談できる窓口としてAI代行堂をLINEで頼っていただく方法もあります。月額5万円（税抜）＋AIクレジット実費のみで、提案書からちょっとした自動化の仕組みづくりまで、必要な分だけ依頼できます。初回は1点無料で試せますので、まずは「うちの場合、何が自動化できそうか」を聞いてみるところから始めてみてください。