提案書・営業資料を「爆速」で仕上げる方法

提案書作成に、毎回何時間かけていますか

商談前夜、気づけば深夜1時。パワポの文字サイズを揃えて、図形の位置を微調整して、それでも「なんか垢抜けない」まま朝を迎える——こんな経験がある経営者・個人事業主の方は多いはずです。

提案書や営業資料は「内容」と「見た目」の両方が求められるのに、多くの人は内容を練る時間もデザインを整える時間も足りないまま本番を迎えています。実はこの作業、構成の「型」とAIへの指示の出し方さえ押さえれば、体感で半分以下の時間に圧縮できます。

私たちオージャストも、展示会の施工手順書や自社サービスの提案資料をAIで作ってきました。その中で見えてきた「時短の勘所」を、実務目線で共有します。

提案書には「型」がある。ゼロから考えない

提案書作成が長引く最大の原因は、白紙のスライドを前に「何から書こう」と悩む時間です。ここを無くすだけで作業時間は大きく変わります。

BtoBの提案書は、業種が違っても骨格はほぼ共通しています。

• 現状の課題（相手が困っていること）
• 課題を放置した場合のリスク・機会損失
• 解決の方向性（自社の提案の核）
• 具体的な内容・進め方
• 費用感とスケジュール
• 実績・体制（信頼の裏付け）
• 次のアクション（相手に何をしてほしいか）

この7つの箱を先に作ってしまい、あとから中身を埋めていく。これだけで「構成に悩む時間」がほぼゼロになります。逆にここを飛ばしていきなりデザインから入ると、後で順番の入れ替えが発生し、二度手間になりがちです。

型は「相手ごとに微調整」でいい

型を使い回すと画一的になるのでは、と心配される方もいますが、実際は逆です。骨格が同じだからこそ、相手固有の課題や数字を差し込む部分に集中でき、結果として「相手に刺さる」提案書ができます。時間を使うべきは構成ではなく、相手理解の部分です。

AIへの指示は「役割」と「制約」を先に渡す

提案書の下書きをAIに作らせるとき、多くの人が「◯◯についての提案書を作って」とだけ入力して、当たり障りのない内容しか返ってこず諦めてしまいます。ここでの工夫は、AIに丸投げする前に「役割」と「制約」を渡すことです。

具体的には、次の3つを最初に伝えます。

1. 誰向けの提案か（業種・規模・決裁者の立場）
2. 何を解決したいか（相手の課題を1〜2文で）
3. 使う型（先ほどの7つの箱の名称を並べるだけでOK）

この3つを渡した上で「まず箇条書きで各項目の骨子を出して」と依頼すると、精度が一段上がります。いきなり完成文を求めず、箇条書きの骨子→肉付け→文章化、と段階を踏むのがコツです。一度に完成品を求めると手直しが増え、結局時間がかかります。

私たちが施工手順書ジェネレーターを作ったときも同じ発想を使いました。案件情報を入れれば手順書のスライドが自動で組み上がる仕組みですが、内部では「この工程は誰向けの指示か」「制約条件は何か」を先に切り分けてから生成させることで、精度と速度を両立させています。人が読む資料も、AIに作らせる仕組みも、根っこの考え方は同じです。

「たたき台」と割り切ると速い

AIが出す文章は、完璧を求めると修正合戦になりがちです。むしろ「7割の完成度でいいから、判断材料になる骨子を早く出してほしい」というスタンスで使うと、指示も的確になり、結果的に完成も早まります。人がやるべきは「ゼロから書く」ことではなく、「AIの案を自社の言葉に直す」ことだと割り切ると、深夜作業が減ります。

デザインは「整える」だけでいい。作り込まない

内容ができた後、多くの人がハマるのがデザイン地獄です。フォントを変え、色を変え、図形をコピーして……とやっているうちに時間が溶けます。

営業資料のデザインで意識すべきは「作り込み」ではなく「整え」です。具体的には次の3点だけ守れば、素人っぽさはかなり消えます。

特に「余白」は見落とされがちですが、情報を削って余白を作るだけで、資料は驚くほど整って見えます。AIに骨子を作らせた後、スライドに落とし込む段階では「詰め込みすぎない」ことを最優先にすると良いでしょう。

デザインテンプレートも近年のAIツールで自動生成できるようになっていますが、テンプレートに頼る場合も、上の3点だけは自分の目でチェックする習慣をつけると、仕上がりの差が出ます。

深夜のパワポ作業から抜け出す考え方

提案書作りが深夜に及ぶ根本原因は、「構成」「文章」「デザイン」を同時進行でやろうとすることにあります。3つを同時に考えると脳が疲弊し、判断が遅くなります。

これを防ぐには、作業を分業のように区切ることです。

• 構成を決める時間
• AIに骨子を出させ、自分の言葉に直す時間
• デザインを整えるだけの時間

この3つを分けて、それぞれ短時間で区切ってしまう。「今日は構成だけ」「明日の朝、文章を整える」と分割するだけで、一つひとつの作業の質が上がり、結果として総時間は短縮されます。徹夜で一気に仕上げようとするほど、実は非効率になりやすいのです。

まとめ

提案書・営業資料の時短は、特別なテクニックよりも「型を先に決める」「AIには役割と制約を渡す」「デザインは整えるだけに徹する」という3つの考え方の積み重ねです。どれも今日の資料からすぐ試せる内容ですので、次の提案書作りから一つずつ取り入れてみてください。

とはいえ、日々の業務に追われる中でこうした工夫を都度実践するのは、正直なところ骨が折れるものです。もし「型作りやAIへの指示出し、デザイン調整まで含めて誰かに任せたい」と感じたら、LINEで頼むだけで提案書やチラシ、HP・LPまで代わりに作ってくれるAI代行堂という選択肢もあります。月額5万円（税抜）とAIクレジットの実費のみで、初回は1点無料で試せますので、深夜のパワポ作業に疲れている方は気軽に相談してみてはいかがでしょうか。